بسیاری از کاربران خصوصی یا کارمندان شرکتها با این واقعیت روبرو هستند که اسناد ذخیره شده در رایانه باید به نحوی ساختار یافته ، به سرعت منتقل شده یا برای دسترسی عمومی تنظیم شوند. پیاده سازی این امر با ایجاد یک شبکه محلی همیشه امکان پذیر نیست ، زیرا همه دستگاه ها نمی توانند در آن گنجانده شوند. به ویژه برای چنین شرایطی ، استفاده از سیستم های الکترونیکی مدیریت اسناد (EDMS) توصیه می شود. چنین برنامه هایی مجموعه ای منحصر به فرد از توابع را ارائه می دهند که وظیفه مدیریت پرونده ها با فرمت های مختلف را بسیار ساده می کنند.
ما پیشنهاد می کنیم بررسی خود را با یک راه حل جامع از مایکروسافت به نام SharePoint آغاز کنیم. این مجموعه ای از نرم افزارها با نام کامل Microsoft SharePoint Products and Technologies است. این شامل چندین م atلفه همزمان است که وظیفه سازماندهی همکاری را بر عهده دارند ، که ما پیشنهاد می کنیم جزئیات بیشتری را در وب سایت رسمی مایکروسافت بخوانید ، زیرا توسعه دهندگان این مسئله را با بیشترین جزئیات در آنجا شرح داده اند. این م componentلفه به صورت SharePoint Server فقط بر روی سیستم عامل Windows Server قابل نصب است و تعامل با سایر م componentsلفه ها از طریق اینترنت انجام می شود. ما بر روی نصب تمرکز نخواهیم کرد ، زیرا این کار اغلب توسط مدیران سیستم شرکت ها انجام می شود.
هدف اصلی SharePoint ایجاد سایتهایی است که به کارمندان یک یا چند شرکت اجازه می دهد با هم کار کنند. اسناد و پرونده های مختلف بارگذاری شده در سایت به صورت عمومی در دسترس خواهد بود ، یا برای هر یک از آنها سطح دسترسی به طور جداگانه پیکربندی شده است. کاربران با استفاده از عناصر رابط همه این اشیا را دستکاری می کنند. بارگذاری ، ویرایش و مدیریت دیگر زیرساخت های اسناد اساسی از طریق برنامه رایگان Microsoft SharePoint Foundation ، که بخشی از ویندوز سرور است ، رخ می دهد. همانطور که می بینید ، م consideredلفه در نظر گرفته شده کاملاً پیچیده است و غالباً فقط در شرکتهای بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد ، جایی که یک شخص خاص استخدام شده مسئول تنظیم نرم افزار و عملکرد صحیح آن است ، بنابراین ما در مورد تمام تواناییهای این مجموعه ابزار صحبت نکردیم.
Microsoft SharePoint Products and Technologies را از سایت رسمی بارگیری کنید
FossDoc
FossDoc راه حل دیگری است که از چندین م differentلفه مختلف تشکیل شده است که بر اساس سرویس گیرنده و سرویس گیرنده کار می کنند. ما پیشنهاد می کنیم برای اطلاع از هدف و اهمیت همه م componentsلفه ها به طور خلاصه با هر یک از آنها برخورد کنیم:
- سرور FossDoc - یک سرور است و لجستیک برنامه ها و سرور دیگری را فراهم می کند که عملکرد سیستم مدیریت پایگاه داده را انجام می دهد. ماژول های دیگری نیز وجود دارد که می توانند به این سرور متصل شوند. آنها رفتار سیستم را تعیین می کنند ، قوانین اضافی تنظیم می کنند و امکانات را گسترش می دهند.
- وب سرور - یکی از ماژول هایی که به سرور برنامه متصل می شود. این اوست که به شما امکان می دهد از طریق مرورگر وب نصب شده در رایانه خود با همه برنامه ها و پرونده ها ارتباط برقرار کنید.
- پایگاه داده... هر نرم افزار محبوب پشتیبانی شده ای مانند Microsoft SQL Server یا Oracle می تواند به عنوان پایگاه داده نصب شود. این به خودی خود کاملاً تمام اطلاعاتی را که کاربران در برنامه بارگذاری می کنند ذخیره می کند.
- مشتری FossDoc - مهمترین م componentلفه برای یک کاربر عادی ، زیرا برای اتصال به سرور و انجام تمام کارهای لازم در آنجا طراحی شده است ، به عنوان مثال ، خواندن فایل ها ، ویرایش آنها ، بارگیری یا حذف آنها. مشتری به عنوان یک برنامه معمولی با رابط گرافیکی پیاده سازی می شود. پنجره آن را می توانید در تصویر زیر مشاهده کنید.
- سرویس دهنده وب FossDoc آیا یکی دیگر از برنامه های مهم است که همه کارها را همانند یک مشتری معمول فقط در مرورگر پیاده سازی می کند و تمام ابزارها و منوهای لازم برای کار با پرونده ها را در اختیار کاربر قرار می دهد.
- مدیر FossDoc... آخرین برنامه سرویس گیرنده ، که باید فقط برای سرپرستی که کل جریان سند را مدیریت می کند قابل دسترسی باشد. از طریق آن ، حساب های کاربری ایجاد می شود ، سطح دسترسی پیکربندی می شود و گزینه های جداگانه متصل می شوند.
با تشکر از FossDoc ، شما نه تنها می توانید اسنادی را که در برنامه های دیگر ایجاد شده اند مدیریت کنید ، بلکه فرم های مختلفی را خودتان با استفاده از گزینه های داخلی اضافه کنید.به عنوان مثال ، در اینجا ، سفارشات رسمی بدون هیچ مشکلی با استفاده از فرم های استاندارد ایجاد می شوند ، مکاتبات از طریق ماژول داخلی انجام می شود و سوابق ثبت نام نشان داده می شوند. همانطور که به خود مدیریت اسناد مربوط می شود ، همانطور که قبلاً از اطلاعات بالا می دانید ، در FossDoc در مشتری مربوطه یا از طریق وب سایت انجام می شود. پرونده ها به عنوان یک درخت برای کمک به شما در پیمایش فهرست ها ، لیست شده اند. معمولاً لیست اسناد ذخیره شده در سرور بسیار عظیم است ، بنابراین باید آنها را از هر لحاظ مرتب کنید. برای این کار ، FossDoc یک گزینه طراحی دارد که به شما امکان می دهد اشیا easily را به راحتی دسته بندی کنید یا به صورت دستی توزیع ایجاد کنید.
FossDoc را از وب سایت رسمی بارگیری کنید
XPages Dynamic
راه حل بعدی ، XPages Dynamic نام دارد ، همانند دو موردی که در بالا بحث کردیم پیشرفته است. ویژگی آن در پیکربندی انعطاف پذیر است ، که امکان بهینه سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را برای مشتری خاص فراهم می کند. تعدادی برنامه و ماژول گرافیکی در مجموعه استاندارد XPages Dynamic تعبیه شده است. بیایید با استفاده از همان مثالی که در بالا ذکر شد با جزئیات بیشتر به آنها نگاهی بیندازیم:
- کارکنان... نام اولین برنامه در حال حاضر خود صحبت می کند. این امکان را برای شما فراهم می کند تا یک جدول کارمندی داشته باشید ، لیستی از جای خالی موجود و مشاغل را مشاهده کنید ، تجربه کاری همه کارمندان را در نظر بگیرید و پرونده های شخصی همه کارکنان از جمله ویرایش آنها را کنترل کنید.
- مخاطب... برای ذخیره اطلاعات مهم مربوط به آدرس ها ، شماره تلفن ها و ایمیل های تامین کنندگان ، مشتریان و شرکا طراحی شده است. در اینجا کارت های همه طرفین ثبت شده و به لطف گزینه داخلی می توان جستجوی سریع را از طریق داده ها انجام داد.
- مکاتبات خارجی... این برنامه مهمترین مورد برای گردش اسناد در نظر گرفته می شود ، زیرا از طریق آن اسناد ورودی دریافت می شود ، فرمهای خروجی ثبت می شود و تمام اطلاعات ذخیره شده جستجو و ویرایش می شود. توجه داشته باشید که جستجوی سریع فرم مورد نیاز را می توان حتی توسط بارکد انجام داد.
- اسناد داخلی ORD... توسعه دهندگان استفاده از یک برنامه جداگانه را به عنوان ماژول برای کاربران با سطح دسترسی گسترده پیشنهاد می دهند. عملکرد آن بر تعامل با کلیه اسناد حسابداری اولیه ، مالی ، برنامه ریزی ، تجارت ، پرسنل و سایر اوراق بهادار متمرکز است.
- قراردادها... این شامل همه گزینه های مورد نیاز برای کار با قراردادها از هر قالبی است و همچنین دسترسی به اسناد از انواع مختلف را کنترل می کند. کاربری که به این برنامه تجاری دسترسی دارد می تواند رویدادها و رویدادهایی را ایجاد کند ، برای همه کارمندان اعلان ارسال کند ، داده ها را مرتب کند و بر انطباق با قراردادها نظارت کند.
- راهنماها... م componentلفه دیگری که مستقیماً به گردش کار مربوط است ، زیرا در اینجا کاملاً تمام پرونده ها ذخیره می شوند. آنها بر اساس انواع مختلف طبقه بندی می شوند و ترتیب آنها به صورت سلسله مراتب انجام می شود. این م componentلفه به درستی با تمام نرم افزارهای توضیح داده شده در بالا تعامل دارد.
شما فقط در مورد تمام اجزای سازنده XPages Dynamic اطلاعات کسب کرده اید. اکنون شما فقط باید با خواندن راهنماهای توسعه دهندگان در وب سایت رسمی ، تعامل آنها را با جزئیات بیشتری مطالعه کنید. بنابراین می توانید خودتان تصمیم بگیرید که آیا این سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی برای شما مناسب است و آیا ارزش خرید آن به عنوان مجموعه استفاده دائمی را دارد یا خیر.
XPages Dynamic را از سایت رسمی بارگیری کنید
DIRECTUM
DIRECTUM یک نرم افزار حرفه ای و گران قیمت برای تمام شرکت های علاقه مند به اتوماسیون گردش کار است. در اینجا می توانید اسنادی را براساس الگوهای آماده ایجاد کنید یا آنها را از طریق ایمیل بارگیری کنید. وقتی نوبت به اسناد کاغذی می رسد ، بلافاصله پس از اتمام اسکن ، آنها به برنامه منتقل می شوند.برای شرکت های بزرگ ، راه حل DIRECTUM Ario ، که روی فناوری یادگیری ماشین کار می کند ، مهم خواهد بود. این به طور خودکار تمام اسناد دریافت شده را مرتب می کند و کارت های مناسب را ترسیم می کند. در وب سایت رسمی ، توسعه دهندگان حتی بازپرداخت این م componentلفه را برای شرکت های با سطوح مختلف توصیف کرده اند.
همه پرونده های اضافه شده در یک مخزن قرار می گیرند و می توانند در پوشه های مختلف ذخیره شوند ، زیرا کاربر فقط با لینک های مستقیم ارتباط برقرار می کند. خود لیست پوشه ها در ابتدا وجود ندارد و ایجاد آن به خود کارمندان بستگی دارد ، زیرا منحصراً مطابق با ترجیحات شخصی و بسته به قالب شرکت ساخته می شود. تعداد نامحدودی از این فهرست ها با سطح دسترسی مشخص وجود دارد. هر فرم چرخه حیات خاص خود را دارد و پس از آن به طور خودکار به بایگانی منتقل می شود یا حذف می شود. این برای هر نوع سند به طور جداگانه پیکربندی شده است ، که به شما امکان می دهد همیشه فقط یک لیست خلاصه به روز نگه دارید و فضای ذخیره سازی را با داده های غیرضروری که فقط به صورت دستی پاک می شوند مسدود نکنید. به لطف رابط کاربر پسند و گزینه های داخلی ، جستجوی کارت ها نیز به طور قابل توجهی تسریع می شود و می توان یک بارکد منحصر به فرد را اسکن کرد تا به سرعت به سند بپرد. برای بررسی ارائه مقدماتی DIRECTUM و پیگیری جزئیات دقیق برای سازمان خود در صورت علاقه به این نرم افزار ، روی پیوند زیر کلیک کنید.
DIRECTUM را از وب سایت رسمی بارگیری کنید
elDoc
همانطور که قبلاً متوجه شدید ، تمام برنامه های گردش کار که می خواهیم در مقاله امروز درباره آنها صحبت کنیم ، حرفه ای هستند. elDoc از این نظر مستثنی نیست ، زیرا توسعه دهندگان آن دقیقاً به لطف این راه حل شهرت خوبی در بازار جهانی کسب کرده اند. این شامل تمام اجزای مشابهی است که قبلاً در مورد آنها صحبت کردیم ، اما اجرای آنها برای شرکتهایی با جهات و اندازه های مختلف منحصر به فرد است. یک مدیر تعامل با elDoc قطعاً سازنده داخلی را دوست خواهد داشت ، زیرا نه تنها به ساخت سریع مسیرهای جدید و افزودن فرم های سند کمک می کند ، بلکه بدون درگیر کردن توسعه دهندگان شخص ثالث به کار شما کمک می کند. کاربر عادی یک رابط کاربری راحت و ساده با دسترسی به فضای ذخیره سازی در هر زمان از روز دریافت خواهد کرد.
علاوه بر این ، elDoc با اتصال ماژول TaskBot ، اتوماسیون فرایندهای معمول را ساده می کند. سازندگان در هنگام ارائه از کار آن می گویند و همچنین یک دوره آزمایشی را با این برنامه ارائه می دهند. این نرم افزار مورد بحث از تعداد نامحدودی از کاربران پشتیبانی می کند که می توانند همزمان کار کنند ، می توانند برنامه های مختلفی را با استفاده از پانل مدیریت به هم متصل کنند و قادر به خواندن بارکدهای قرار گرفته روی اسناد هستند که یافتن آن را آسان می کند. در مورد افزودن و ویرایش اسناد ، در اینجا این گزینه به همان روال سایر نرم افزارهایی که قبلاً قبلاً در مورد آنها صحبت کردیم ، پیاده سازی می شود. لطفا توجه داشته باشید که به طور پیش فرض زبان رابط در elDoc روی اوکراینی تنظیم شده است ، اما در صورت تمایل می توانید آن را به لیست روسی ، انگلیسی یا هر زبان دیگر تغییر دهید.
elDoc را از سایت رسمی بارگیری کنید
آلفرسکو
نرم افزار مدیریت اسناد Alfresco می تواند به شما کمک کند تا از طریق مدیریت اطلاعات شفاف و انطباق موثر با GDPR ، محتوای شرکت خود را کنترل کنید ، که به طور مستقیم به مزایای تجاری قابل لمس تبدیل می شود ، نه تنها در وقت ، بلکه صرفه جویی در هزینه. Alfresco علاوه بر بارگذاری اسناد موجود در حافظه محلی یا نمایه ایمیل ، این راه حل همچنین از اسکن فوری با ضبط اطلاعات کامل و مرتب سازی خودکار پشتیبانی می کند و همچنین گزینه های مختلف استقرار را فراهم می کند. علاوه بر این ، هوش مصنوعی با عملکردهای یادگیری ماشین به مدیریت پرونده کمک می کند. به لطف او است که مرتب سازی سریع ، جستجوی هوشمند و پر کردن کارت ها انجام می شود.با گذشت زمان ، این فناوری بهتر و بهتر عمل می کند زیرا خود به خود یاد می گیرد.
از مدلها یا خصوصیات فراداده غنی Alfresco می توان برای جابجایی خودکار اسناد از طریق یک فرایند ویژه مدیریت کارت یا چرخه حیات استفاده کرد. برنامه های داخلی کار ، بررسی و تأیید اسناد را آسان می کند و تعریف دستی فرآیندها می تواند هر کار محتوا را ساده کند ، که همیشه بر کارایی کار تأثیر مثبت می گذارد. هنگام نصب Alfresco ، همه کارمندان شرکت بلافاصله در یک زنجیره متصل می شوند و بدون هیچ مشکلی قادر به برقراری ارتباط با یکدیگر خواهند بود. در صورت لزوم ، مدیر به طور مستقل سطوح دسترسی را تنظیم می کند ، فهرست ها را پیکربندی کرده و برنامه ها را ادغام می کند. اگر به این نرم افزار علاقه مند هستید ، توصیه می کنیم که خود را با نسخه آزمایشی آن آشنا کنید و فقط پس از آن به فکر خرید باشید تا مطمئن شوید که این نرم افزار نیازهای شما را برآورده می کند.
Alfresco را از وب سایت رسمی بارگیری کنید
INTALEV: مدیریت شرکت 7
INTALEV: Corporate Management 7 یک نرم افزار پیچیده است که عملکرد اصلی آن روی اتوماسیون مشاغل با قالب های مختلف متمرکز است. با تشکر از این سیستم ، شما می توانید هم کارمندان و هم مشتریان را مدیریت کنید ، که همچنین به معنای گردش کار مناسب است. توسعه دهندگان محصول خود را دقیقاً به عنوان یک ابزار مدیریتی قرار می دهند ، زیرا کاملاً می تواند تمام مراحل تجارت ، از برنامه ریزی و سفارشات تا پردازش وجوه و قراردادها را کنترل کند. هنگام خرید INTALEV: Corporate Management 7 ، توسعه دهندگان ماژول ها را متناسب با مشتری انتخاب می کنند و تمام برنامه های لازم را با پیکربندی اولیه به او ارائه می دهند.
در مورد تعامل مستقیم با اسناد ، سازندگان ماژول های جداگانه ای را برای اشیا different مختلف اختصاص داده اند ، به عنوان مثال ، هنگام انعقاد قرارداد ، از منوی خاصی استفاده می شود و مرتب سازی نیز به صورت خودکار انجام می شود. اسناد ورودی را می توان از طریق ذخیره سازی محلی و همچنین از طریق ایمیل یا اسکنر بارگیری کرد. INTALEV: Enterprise Management 7 به راحتی مقیاس پذیر است ، که به شما امکان می دهد تعداد نامحدودی حساب را متصل کنید و اگر چرخه حیات فایل ها به آنها اجازه نمی دهد همه آنها را به طور همزمان حفظ کنید ، فضای ذخیره سازی را همیشه گسترش دهید. مانند هر نرم افزار دیگر در این سطح ، طبق سفارش از قبل برنامه ریزی شده و مذاکره با توسعه دهندگان خریداری می شود. با کلیک بر روی لینک زیر می توانید اطلاعات بیشتر در این مورد را در وب سایت رسمی کسب کنید.
INTALEV: Corporate Management 7 را از وب سایت رسمی بارگیری کنید
DocsVision
DocsVision آخرین نرم افزار همه در یک است که می خواهیم در پست امروز در مورد آن صحبت کنیم. ویژگی آن در این واقعیت است که توسعه دهندگان سعی کرده اند تا حد ممکن آستانه ورود را هم برای کاربران عادی و هم برای مدیرانی که برای عملکرد صحیح سیستم پیکربندی می کنند ، کاهش دهند. بیایید با کاربران عادی شروع کنیم و توجه داشته باشیم که سازندگان اطمینان می دهند که رابط کاربری را کاملاً درک می کنند و نیازی به آموزش بیشتر برای کارمندان نیست. سرپرست بدون اطلاع از زبان های برنامه نویسی این کار را انجام خواهد داد ، زیرا کل مجموعه از برنامه های در حال کار جمع آوری شده است که در کل ده مورد وجود دارد.
وقتی در حین ارائه با DocsVision آشنا شدید ، می توانید به طور مستقل همه ماژول های خریداری شده را انتخاب کنید. اگر این شرکت سوابق این نوع کارت ها را نگهداری کند ، برای گردش کار قطعاً ارزش اتصال همه راه حل های اصلی ، بایگانی بزرگ و گردش کار قراردادی را دارد. همه م componentsلفه های دیگر توصیه هایی برای شرکت های بزرگ است که در آنها نیروی انسانی کافی برای پردازش مقدار زیادی از اطلاعات وجود ندارد. همانند سایر موارد ، توسعه دهندگان DocsVision ارائه نرم افزار خود را ارائه می دهند ، جایی که می توانید تمام سوالات خود را بپرسید و تصمیم بگیرید که آیا این نرم افزار را به صورت دائمی خریداری کنید.یک دوره آزمایشی رایگان نیز برای کمک به شما در آشنایی با عملکردهای اصلی DocsVision در دسترس است.
DocsVision را از سایت رسمی بارگیری کنید
امروز ما در مورد الکترونیکی ترین سیستم های مدیریت اسناد صحبت کردیم. همانطور که می بینید ، همه آنها مخاطبان حرفه ای هستند ، با پرداخت هزینه توزیع می شوند و در قالب ابزارهای پیچیده ارائه می شوند. انتخاب چنین نرم افزاری باید با کمال مسئولیت انجام شود ، زیرا در واقع این یک سرمایه گذاری در توسعه شرکت است و عواقب خاصی را به دنبال دارد. اگر گزینه مناسبی را انتخاب کنید ، عواقب آن فقط مثبت خواهد بود و روند مدیریت کلیه جنبه های انجام کار تجاری ساده خواهد شد.