کاهش حجم فایل در مایکروسافت اکسل
هنگامی که در Excel کار می کنید، برخی از جداول بسیار چشمگیر هستند. این به این واقعیت منجر می شود که اندازه سند افزایش می یابد، گاهی اوقات حتی به ده مگابایت یا بیشتر می رسد. افزایش وزن یک کتاب اکسل منجر به افزایش فضای اشغال شده روی هارد دیسک می شود، اما مهمتر از همه، به کاهش سرعت در انجام اقدامات و فرآیندهای مختلف در آن می انجامد. به سادگی، زمانی که شما با چنین سند کار می کنید، اکسل شروع به کاهش می کند. بنابراین، مسئله بهینه سازی و کاهش اندازه این کتاب ها ضروری است. بیایید ببینیم که چگونه حجم فایل را در اکسل کاهش دهیم.
محتوا
روش کاهش اندازه کتاب
بهینه سازی فایل گسترش یافته باید در چندین جهت در یک بار باشد. بسیاری از کاربران حدس می زنند، اما اغلب کتاب های اکسل شامل بسیاری از اطلاعات غیر ضروری است. هنگامی که یک فایل کوچک است، هیچ کس به آن توجه نمی کند، اما اگر سند تبدیل شده است بزرگ، شما باید آن را با تمام پارامترهای ممکن بهینه سازی.
روش 1: محدوده کاری را کاهش دهید
محدوده کاری منطقه ای است که اکسل اقدامات را به خاطر می آورد. هنگام شمارش یک سند، برنامه تمام سلولهای فضای کاری را مجددا محاسبه می کند. اما همیشه این کار را با دامنه ای که کاربر در واقع کار می کند، مطابقت نمی دهد. به عنوان مثال، یک فضای ناخواسته که به مراتب پایینتر از جدول قرار دارد، اندازه محدوده کاری را به عنصری که این فضای واقع شده است، گسترش می دهد. معلوم می شود که در صورت برآورد مجدد، اکسل یک دسته از سلول های خالی را در هر زمان پردازش می کند. بیایید ببینیم چگونه می توان این مشکل را با مثال جدول خاصی حذف کرد.
- اول، قبل از بهینه سازی، قبل از بهینه سازی وزن آن را بررسی کنید تا مقایسه کنید که چه خواهد شد پس از عمل. این را می توان با انتقال به برگه "File" انجام داد . به "اطلاعات" بروید در قسمت سمت راست پنجره باز شده، خواص اصلی کتاب مشخص شده است. اولین مورد خواص، اندازه سند است. همانطور که می بینید، در مورد ما 56.5 کیلوبایت است.
- اول از همه، شما باید ببینید چگونه فضای کاری واقعی ورق متفاوت از آنچه کاربر واقعا نیاز دارد. این بسیار آسان است برای انجام. ما در هر سلول جدول قرار داریم و کلید ترکیبی Ctrl + End را تایپ می کنیم. اکسل بلافاصله به آخرین سلول منتقل می شود، که برنامه به عنوان عنصر نهایی فضای کاری در نظر گرفته می شود. همانطور که می بینید، در مورد خاص ما این خط 913383 است. با توجه به اینکه جدول در واقع تنها شش خط اول را اشغال می کند، می توان گفت که 913377 خط در واقع یک بار بی فایده است که نه تنها حجم فایل را افزایش می دهد، بلکه به دلیل محاسبه ثابت کل محدوده برنامه هنگام انجام هر اقدام، منجر به افت سرعت در کار بر روی سند می شود.
![پایان ورق فضای کاری در مایکروسافت اکسل]()
البته، در حقیقت، چنین شکاف بزرگی بین محدوده کاری واقعی و همان چیزی که اکسل برای آن به ارمغان می آورد بسیار نادر است و تعداد زیادی از خطوط را برای وضوح به دست آوردیم. اگر چه، گاهی اوقات حتی مواردی وجود دارد که کل منطقه یک ورق یک منطقه کاری محسوب می شود.
- برای رفع این مشکل، شما باید تمام خطوط را از ابتدا خالی و به انتهای برگه حذف کنید. برای انجام این کار، اولین سلول را انتخاب کنید، که بلافاصله در زیر جدول قرار دارد و کلید ترکیبی Ctrl + Shift + فلش پایین را تایپ کنید .
- همانطور که می بینید، پس از آن، تمام عناصر ستون اول انتخاب شدند، شروع از سلول مشخص شده و به انتهای جدول. سپس روی محتویات دکمه راست موس کلیک کنید. در منوی زمینه باز، آیتم «حذف» را انتخاب کنید .
![برای حذف سطرها به انتهای جدول در مایکروسافت اکسل حرکت دهید]()
بسیاری از کاربران سعی می کنند با فشار دادن دکمه Delete بر روی صفحه کلید حذف شوند، اما این درست نیست. این عمل محتویات سلول ها را پاک می کند، اما خودشان را حذف نمی کند. بنابراین، در مورد ما این کمک نمی کند.
- بعد از اینکه آیتم «حذف ...» را در منوی زمینه انتخاب کردیم، یک پنجره کوچک برای حذف سلولها باز می شود. ما آن را سوئیچ به موقعیت "ردیف" قرار داده و با کلیک بر روی دکمه "OK" .
- تمام خطوط محدوده انتخاب شده حذف شده اند. اطمینان حاصل کنید که کتاب را با کلیک کردن بر روی نماد دیسکت در گوشه بالا سمت چپ پنجره ذخیره کنید.
- حالا ببینیم چطور به ما کمک کرد. هر سلول در جدول را انتخاب کنید و کلید ترکیبی Ctrl + End را تایپ کنید. همانطور که می بینید، اکسل آخرین سلول جدول را انتخاب کرد، بدین معنا که در حال حاضر آخرین عنصر از فضای کاری ورق است.
- حالا ما به بخش "اطلاعات" " برگه " File برویم تا میزان سند ما کاهش یابد. همانطور که می بینید، اکنون 32.5 کیلو بایت است. به یاد بیاورید که قبل از روش بهینه سازی، اندازه آن 56.5 کیلو بایت بود. بنابراین، آن را بیش از 1.7 بار کاهش یافته است. اما در این مورد، دستاورد اصلی حتی کاهش وزن فایل نیست، اما واقعیت این است که این برنامه در حال حاضر از تجدید محدوده در واقع استفاده نشده است که به طور قابل توجهی سرعت پردازش سند را افزایش می دهد.
اگر کتاب حاوی چندین ورق است که با آن کار می کنید، شما باید یک روش مشابه با هر کدام از آنها را انجام دهید. این باعث می شود تا اندازه سند کاهش یابد.
روش 2: قالب بندی بیش از حد را حذف کنید
یکی دیگر از عوامل مهم که یک سند اکسل را سنگین تر می کند فرمت بندی بیش از حد است. این ممکن است شامل استفاده از انواع مختلف فونتها، مرزها، فرمتهای عددی باشد، اما اول از همه، پر کردن سلولهای رنگی متفاوت است. بنابراین قبل از اینکه پرونده را فرمت کنید، باید دو بار فکر کنید و یا اینکه این کار را انجام دهید یا بدون این روش، به راحتی می توانید انجام دهید.
این به ویژه در مورد کتاب هایی حاوی مقدار زیادی از اطلاعات است که خودشان هم اکنون دارای اندازه قابل توجهی هستند. اضافه کردن قالب بندی به یک کتاب می تواند وزن خود را حتی چند بار افزایش دهد. بنابراین، لازم است که بین ابعاد اطلاعاتی که در سند و اندازه فایل وجود دارد را انتخاب کنید، و فقط در صورت لزوم، قالب بندی را اعمال کنید.
یکی دیگر از عوامل مربوط به قالب بندی، وزن، این است که برخی از کاربران ترجیح می دهند سلول ها را با "حاشیه" قالب بندی کنند. بدین معنی که نه فقط خود جدول، بلکه دامنه ای که در زیر آن وجود دارد، گاهی اوقات حتی در انتهای ورق، با انتظار اینکه وقتی ردیف های جدید به جدول اضافه می شوند، هر بار آنها را فرمت نکنند.
اما معلوم نیست وقتی که دقیقا خطوط جدید اضافه می شوند و چه تعداد افزوده می شوند و با چنین قالب بندی اولیه شما فایل را حتی در حال حاضر ایجاد می کنید که تاثیری منفی بر سرعت کار با این سند خواهد داشت. بنابراین، اگر شما قالب بندی را برای خالی کردن سلول هایی که در جدول موجود نیست استفاده می کنید، باید قطعا آن را حذف کنید.
- اول از همه، شما باید تمام سلول هایی را که در زیر محدوده با داده قرار دارند را انتخاب کنید. برای انجام این کار، روی شماره خط اول خالی در پانل مختصات عمودی کلیک کنید. کل خط برجسته شده است. بعد از این، از کلید ترکیبی Ctrl + Shift + کلید پایین استفاده کنید که برای ما آشناست.
- بعد از آن، طیف وسیعی از ردیفهای زیر بخش جدول پر شده با داده برجسته شده است. در حالی که در تب "Home"، بر روی آیکون "Clear" کلیک کنید، که بر روی نوار در جعبه ابزار "ویرایش" واقع شده است. یک منوی کوچک باز می شود. ما در آن موقعیت "Clear formats" را انتخاب می کنیم .
- پس از این عمل در تمام سلول های محدوده انتخاب شده، قالب بندی حذف خواهد شد.
- به همان شیوه، شما می توانید فرمت غیر ضروری را در جدول خود حذف کنید. برای انجام این کار، سلول های فردی یا طیفی را انتخاب کنید که در آن قالببندی را به عنوان حداقل مفید انتخاب کنیم، بر روی دکمه «پاک کردن» روی نوار کلیک کنید و از گزینه «Clear formats» در فهرست انتخاب کنید.
- همانطور که می بینید، قالب بندی در محدوده انتخاب شده از جدول به طور کامل حذف شده است.
- پس از آن، به برخی از عناصر قالب بندی که در نظر ما مناسب است، به این محدوده بازگشت می کنیم: مرزها، فرمت های عددی و غیره
مراحل فوق کمک خواهد کرد که به طور قابل توجهی کاهش حجم کتاب اکسل و سرعت بخشیدن به کار در آن. اما بهتر است در ابتدا فقط از قالببندی استفاده کنید که در آن واقعا مناسب و ضروری است تا زمان صرفه جویی در بهینه سازی سند را صرف کنید.
درس: قالب اکسل جدول
روش 3: حذف لینک ها
در برخی از اسناد، تعداد زیادی از لینک ها، از جایی که ارزش ها در حال کشیدن است. این نیز می تواند به طور جدی سرعت کار در آنها را کاهش دهد. پیوندهای خارجی به کتابهای دیگر به ویژه در این نمایش تاثیر بخصوصی دارند، اگرچه پیوندهای داخلی نیز تاثیر منفی روی سرعت دارند. اگر منبعی که پیوند آن اطلاعات را دریافت می کند به طور مداوم به روز نمی شود، به این معنی است که آدرس مرجع را در سلول با ارزش های عادی جایگزین کند. این می تواند سرعت کار با سند را افزایش دهد. شما می توانید ببینید که آیا پیوند یا مقدار در یک سلول مشخص است یا خیر؛ بعد از انتخاب عنصر در نوار فرمول می توانید ببینید.
- منطقه ای که حاوی لینک ها را انتخاب کنید. در حالی که در تب "Home" ، بر روی دکمه "Copy" کلیک کنید که بر روی نوار در گروه تنظیمات "Clipboard" قرار دارد.
![کپی کردن داده ها به مایکروسافت اکسل]()
همچنین، پس از انتخاب دامنه، می توانید از ترکیبی از کلیدهای گرامر Ctrl + C استفاده کنید.
- بعد از اینکه داده ها را کپی کردید، انتخاب را از منطقه حذف نکنید، اما با کلیک راست روی آن کلیک کنید. منوی زمینه راه اندازی شده است. در آن، در قسمت "Insert Parameters" ، بر روی نماد "ارزش ها" کلیک کنید. به نظر می رسد یک پیکتمار با ارقام نشان داده شده است.
- پس از آن، تمام لینک ها در منطقه انتخاب شده با مقادیر آماری جایگزین خواهند شد.
اما لازم به یادآوری است که این گزینه بهینه سازی یک کتاب اکسل همیشه قابل قبول نیست. این را می توان تنها زمانی استفاده کرد که داده های منبع اصلی پویا نیستند، یعنی با زمان تغییر نمی کنند.
روش 4: تغییرات فرمت
راه دیگری برای کاهش حجم فایل به طور قابل توجهی تغییر فرمت آن است. این روش احتمالا بیشتر از هر کس دیگری برای فشرده کردن یک کتاب کمک می کند، گرچه گزینه های ارائه شده نیز باید در ترکیب مورد استفاده قرار گیرد.
در اکسل چند فرمت فایل های بومی وجود دارد - xls، xlsx، xlsm، xlsb. فرمت xls فرمت پایه برای نسخه برنامه Excel 2003 و قبل از آن بود. این در حال حاضر قدیمی است، اما با این وجود، بسیاری از کاربران همچنان به کار خود ادامه می دهند. علاوه بر این، زمان هایی وجود دارد که مجددا به کار با فایل های قدیمی که سالها پیش ایجاد شده بودند حتی در زمان عدم وجود فرمت های مدرن کار می کردند. به ذکر این واقعیت نیست که بسیاری از برنامه های شخص ثالثی که قادر به اداره نسخه های بعدی اسناد اکسل نیستند با کتاب های این افزونه کار می کنند.
لازم به ذکر است که این کتاب با افزونه xls دارای اندازه بسیار بزرگتر از آنالوگ مدرن فرمت xlsx است که اکسل در حال حاضر به عنوان اصلی اصلی آن را استفاده می کند. اول از همه، این به دلیل این واقعیت است که فایلهای xlsx، در واقع، آرشیوهای فشرده هستند. بنابراین، اگر از پسوند xls استفاده می کنید، اما مایل به کاهش وزن کتاب هستید، این کار را می توانید با صرفه جویی در آن در فرمت xlsx انجام دهید.
- برای تبدیل سند از فرمت xls به فرمت xlsx، به برگه "File" بروید.
- در پنجره ای که باز می شود، ما بلافاصله به بخش "جزئیات" توجه می کنیم، جایی که مشخص شده است که در حال حاضر وزن سند 40 KB است. بعد، بر روی نام "Save As ..." کلیک کنید.
- پنجره ذخیره باز می شود. اگر می خواهید، می توانید به یک دایرکتوری جدید در آن بروید، اما برای اکثر کاربران، سند جدید را در همان محل منبع ذخیره می کند. نام کتاب، اگر مورد نظر، می تواند در نام "نام فایل" تغییر، اگر چه لزوما نیست. مهمترین چیز در این روش این است که مقدار " Excel Workbook (.xlsx)" را در فیلد "نوع فایل" تنظیم کنید. پس از آن، شما می توانید دکمه OK را در قسمت پایین پنجره فشار دهید.
- پس از صرفه جویی انجام می شود، به قسمت "جزئیات" " تب " فایل بروید تا ببینید وزن چقدر کاهش یافته است. همانطور که می بینید، در حال حاضر این مقدار به 13.5 کیلو بایت در برابر 40 کیلوبایت قبل از تبدیل تبدیل می شود. به این معنی که تنها حفظ فرمت مدرن ما را قادر به فشرده سازی کتاب تقریبا سه برابر کرد.
علاوه بر این، در اکسل یکی دیگر از فرمت XLSB مدرن یا کتاب دودویی وجود دارد. در آن، سند در رمزگذاری باینری ذخیره می شود. این فایل ها حتی کمتر از کتاب های موجود در فرمت xlsx وزن می کنند. علاوه بر این، زبان که در آن نوشته شده است نزدیکترین به اکسل است. بنابراین، آن را با چنین کتابهایی سریعتر از هر برنامه دیگری کار می کند. در عین حال، کتاب فرمت مشخص شده از نظر قابلیت و امکان استفاده از ابزارهای مختلف (قالب بندی، توابع، گرافیک و غیره) فراتر از فرمت xlsx نیست و فراتر از فرمت xls است.
دلیل اصلی اینکه چرا Xlsb به شکل پیش فرض در اکسل تبدیل نشد، برنامه های شخص ثالث به سختی می توانند با آن کار کنند. به عنوان مثال، اگر شما نیاز به صادرات اطلاعات از اکسل به برنامه 1C، این می تواند با اسناد xlsx یا xls انجام شود، اما نه با xlsb. اما اگر شما قصد ندارید انتقال داده ها به برنامه شخص ثالث را انجام دهید، می توانید سند را با فرمت xlsb ذخیره کنید. این به شما این امکان را می دهد که اندازه سند را کاهش دهید و سرعت کار را در آن افزایش دهید.
روش برای ذخیره فایل در فرمت xlsb شبیه آنچه که ما برای پسوند xlsx انجام دادیم. در برگه "File" روی مورد "Save As ..." کلیک کنید. در پنجره ذخیره که باز می شود، در قسمت "نوع فایل" گزینه "Excel Binary Book (* .xlsb)" را انتخاب کنید . سپس بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.
ما در مورد وزن سند در بخش «اطلاعات» نگاهی داریم. همانطور که می بینید، آن را حتی بیشتر کاهش داده است و در حال حاضر فقط 11.6 کیلو بایت است.
به طور خلاصه می توان گفت که اگر با یک فایل در فرمت کار کنید، موثرترین راه برای کاهش اندازه آن، ذخیره مجدد در فرمت های xlsx یا xlsb است. اگر قبلا از این پسوند فایل استفاده کرده اید، و سپس وزن خود را کاهش دهید، باید فضای کاری درست را پیکربندی کنید، قالب بندی های اضافی و لینک های غیر ضروری را حذف کنید. اگر تمام این اقدامات را در یک مجموعه پیچیده انجام دهید، بیشترین بازده را دریافت خواهید کرد و تنها یک گزینه را محدود نخواهید کرد.